รายงานค่าใช้จ่าย: วิธีกรอกเอกสาร

เอกสารใด ๆ ที่ขึ้นอยู่กับการรับเงินต้องใช้แบบฟอร์มที่ถูกต้อง หากองค์กรจัดหาเงินทุนให้พนักงานตามความต้องการใด ๆ ก็จำเป็นต้องรายงานให้พวกเขาโดยกรอกรายงานค่าใช้จ่าย

ใครควรกรอกรายงานค่าใช้จ่าย

ผู้อำนวยการไม่สามารถให้เงินกับองค์กรใด ๆ สำหรับพนักงานโดยไม่มีเหตุผล เริ่มแรกควรกำหนดรายชื่อพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเงินสดล่วงหน้าพร้อมรายงานต่อไป สำหรับสิ่งนี้มีความจำเป็นต้องวาดขึ้นและออกคำสั่งพิเศษ

หากผู้ใต้บังคับบัญชาต้องการเงินทุนในการดำเนินธุรกิจใด ๆ เขาจะต้องจัดทำรายงานแบบอิสระ มันจะต้องระบุจำนวนเงินที่ต้องการและวัตถุประสงค์ในการขอเงิน หากผู้อำนวยการเห็นด้วยกับคำสั่งนั้นเขาจะลงนามในคำสั่งและระบุว่าเขาอนุญาตให้ยืมเงินและนานเท่าไหร่

มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะระบุว่าเงินสดสามารถออกให้กับพนักงานที่ได้รับการรับรู้ทั้งหมดก่อนหน้านี้จำนวนเงิน

บางครั้งพนักงานอาจต้องการหนังสือมอบอำนาจซึ่งจะต้องออกให้ในนามขององค์กรตามรุ่นที่กำหนดไว้หมายเลข M-2 หรือหมายเลข M-2a แบบฟอร์มเหล่านี้ได้รับการอนุมัติกลับมาในปี 1997 โดยมติของ Federal State Statistics Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

สำหรับเงินที่ใช้จ่ายที่ออกในแผนกบัญชีขององค์กรพนักงานต้องรายงาน มีระยะเวลาหนึ่งซึ่งจำเป็นต้องกรอกและส่งรายงานค่าใช้จ่าย 3 วันนับจากวันสิ้นสุดระยะเวลาที่หัวหน้าองค์กรกำหนดไว้ในใบสมัคร

หากมีการจัดหาเงินทุนให้กับพนักงานสำหรับความต้องการในการเดินทางเพื่อธุรกิจเขาควรรายงานให้พวกเขาในอีก 3 วันทำการหลังจากกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ

วิธียืนยันค่าใช้จ่ายสำหรับรายงานค่าใช้จ่าย

หากพนักงานมีเงินเหลืออยู่เขาก็จะไม่สามารถคืนให้กับแคชเชียร์ได้ ก่อนอื่นคุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันว่าเงินนั้นถูกใช้ไปกับความต้องการที่พวกเขาได้รับมาโดยเฉพาะ สามารถตรวจสอบเงินสดและสินค้า, ตั๋ว, ใบเสร็จรับเงิน, การกระทำและรูปแบบอื่น ๆ ของการรายงานที่เข้มงวด

หลังจากได้รับแต่ละเอกสารดังกล่าวแล้วจำเป็นต้องตรวจสอบว่าวันที่จำนวนเงินและรายละเอียดสามารถอ่านได้หรือไม่

เอกสารทั้งหมดให้กับพนักงานจะต้องได้รับการบัญชี

จะเกิดอะไรขึ้นหากกรอกรายงานค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง

หากพนักงานดำเนินการอย่างไม่ถูกต้องหรือไม่ได้จัดทำรายงานล่วงหน้าภายใน 3 วันหน่วยงานกำกับดูแลจะพิจารณาเงินที่ได้รับเป็นรายได้ซึ่งจำเป็นต้องเรียกเก็บเบี้ยประกันและภาษีรายได้ส่วนบุคคล หากในภายหลังพนักงานยังคงให้เอกสารที่จำเป็นทั้งหมดและรายงานผู้ทำบัญชีจะต้องทำการคำนวณใหม่

พนักงานผู้มีอำนาจขององค์กรอาจระงับจำนวนเงินที่ไม่ได้จัดทำรายงานจากเงินเดือนของพนักงาน

กฎพื้นฐานสำหรับการจัดทำรายงานค่าใช้จ่าย

พื้นฐานของการจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายมีหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้:

1. รายงานค่าใช้จ่ายต้องได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารยืนยันจำนวนเงินที่ใช้ไป

2. เอกสารจะต้องส่งภายใน 3 วันทำการหลังจากสิ้นสุดการเดินทางธุรกิจระยะเวลาที่ผู้จัดการกำหนดหรือจากช่วงเวลาของการไปทำงานหลังจากเจ็บป่วยหรือลาพักร้อน

3. จัดทำรายงานในรูปแบบพิเศษหมายเลข AO-1 นอกจากนี้ยังอนุญาตให้ใช้แบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายซึ่งได้รับอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร

4. ผู้จัดการเท่านั้นที่จะต้องรับผิดชอบในการอนุมัติรายงานค่าใช้จ่าย

5. รายงานค่าใช้จ่ายกรอกโดยพนักงานที่ใช้เงิน นอกจากนี้ควรมีการป้อนข้อมูลบางอย่างโดยนักบัญชี

ในรายงานค่าใช้จ่ายควรระบุข้อมูลต่อไปนี้:

1. ข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ที่ออกเงินพนักงาน

2. ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับเงินจากองค์กร

3. วัตถุประสงค์ที่คุณต้องการให้เงินกับพนักงานของ บริษัท

4. รวม

5. ข้อมูลค่าใช้จ่ายทั้งหมดพร้อมการยืนยัน

6. ยอดคงเหลือถ้ามี

ในตอนท้ายพนักงานและพนักงานของแผนกบัญชีที่ออกเงินและรับส่วนที่เหลือจะมีการวางลายเซ็น

ไม่จำเป็นต้องประทับตราในรายงานค่าใช้จ่าย นี่เป็นเพราะเอกสารเป็นแบบภายใน และไม่ไปไกลเกินกว่าองค์กร นอกจากนี้ตั้งแต่ปี 2559 นิติบุคคลทั้งหมดไม่ใช่เฉพาะผู้ประกอบการแต่ละรายมีสิทธิ์ที่จะไม่รับรองเอกสารด้วยตราประทับและตราประทับของตน

รายงานเสร็จสมบูรณ์ในฉบับเดียว มันเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารต้นฉบับและไม่ควรเข้าใจผิดในการออกแบบ หากด้วยเหตุผลบางอย่างมันเป็นไปไม่ได้ที่จะหลีกเลี่ยงการปลอตต์หรือการเติมที่ไม่ถูกต้องดังนั้นจึงควรใช้แบบฟอร์มใหม่และเติมในวิธีใหม่