วิธีจัดระเบียบเอกสาร

Paperwork - ทำงานกับเอกสารและเอกสารประกอบสำหรับการจัดการในองค์กรนี้ภายใต้ GOST R 51141-98 "เอกสารและการเก็บถาวรข้อกำหนดและคำจำกัดความ" องค์กรของงานสำนักงานเป็นองค์กรของการลงทะเบียนจัดเก็บและใช้เอกสารขาเข้าขาออกและภายในในกิจกรรมปัจจุบันขององค์กร

คู่มือการใช้งาน

1

เมื่อจัดงานธุรการให้ตรวจสอบว่า บริษัท องค์กรหน่วยระยะไกลทางบกหรือสาขามีหรือไม่พิจารณาข้อเท็จจริงนี้และพิจารณากลไกในการโต้ตอบกับหน่วยงานเหล่านี้ ระบบเสมียนในนั้นควรเหมือนกันกับสำนักงานใหญ่เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาระหว่างการลงทะเบียนและเอกสาร

2

คิดว่าคุณจะใช้เอกสารรูปแบบใดที่มีอยู่: ส่วนกลาง, ผสมหรือกระจายอำนาจ ทางเลือกของพวกเขากำหนดโครงสร้างขององค์กร (ไม่ว่าจะเป็นหน่วยระยะไกลทางภูมิศาสตร์) และอุปกรณ์ทางเทคนิคของบริการการจัดการสำนักงาน หากบริการนี้มีขนาดเล็กและไม่ได้ให้บริการทางเทคนิคส่วนหนึ่งของฟังก์ชั่นจะถูกถ่ายโอนไปยังหน่วย ในกรณีนี้มีงานเอกสารผสมเกิดขึ้น ในกรณีที่บริการนี้มีบุคลากรฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นทั้งหมดจากนั้นรูปแบบการบันทึกนี้จะถูกรวมศูนย์

3

ในแต่ละหน่วยงานโครงสร้างให้เลือกหน่วยงานพิเศษที่จะทำเอกสาร หากไม่สามารถทำได้ให้แต่งตั้งพนักงานคนอื่นที่จะรวมการปฏิบัติหน้าที่หลักของเขาเข้ากับการทำงานของพนักงาน

4

กำหนดจำนวนและการตั้งชื่อของคดีซึ่งจะรวมถึงเอกสารที่เข้ามาออกและภายในทั้งหมด หากเอกสารเหล่านี้มาจากองค์กรที่สูงกว่า (ผู้ปกครอง) พวกเขาจะถูกส่งไปยังหัวหน้าเพื่อพิจารณา ควรส่งเอกสารขององค์กรรองเพื่อพิจารณาต่อรองหัวหน้างานที่รับผิดชอบ ดังนั้นการอุทธรณ์ของประชาชน - รองผู้ที่มีหน้าที่ในการทำงานกับประชากร

5

เมื่อต้องระบุวงกลมของผู้ติดต่อให้สร้างตัวแยกประเภทซึ่งคุณสามารถกำหนดกลุ่มผู้ติดต่อที่เอกสารนี้เป็นเจ้าของได้ทันที ตัวอย่างเช่นกำหนดรหัส 01 สำหรับหน่วยงานสาธารณะรหัส 02 สำหรับจดหมายขององค์กรที่สูงกว่ารหัส 03 สำหรับซัพพลายเออร์รหัส 04 สำหรับลูกค้า ฯลฯ สิ่งนี้จะช่วยลดความคล่องตัวในการเคลื่อนย้ายเอกสารภายในองค์กร

6

ตัดสินใจในรูปแบบของเวิร์กโฟลว์ที่จะดำเนินการ - ในนิตยสารหรือการ์ด ทั้งสองรูปแบบถูกนำไปใช้ในโปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบพิเศษ หากคุณยังไม่สามารถซื้อโปรแกรมดังกล่าวให้ใช้วารสารการลงทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสามารถดำเนินการได้ใน Excel