วิธีปรับปรุงการจัดหาสัญญา

เอกสารของ บริษัท ควรถูกจัดเก็บตามลำดับ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาสัญญาที่เหมาะสมสำหรับการจัดหาสินค้าในเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ ได้อย่างคุ้มค่าที่จะสร้างชั้นวางหรือโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับพวกเขา แต่ไม่เพียงเท่านั้น สัญญานั้นจะต้องมีความคล่องตัว

คู่มือการใช้งาน

รวบรวมสัญญาทั้งหมดที่คุณต้องการในการสั่งซื้อและประเมินพวกเขา ให้ความสนใจกับความถี่ที่พวกเขาได้ข้อสรุปและกับคู่ค้าใด สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเลือกวิธีในการจำแนกเอกสาร

หากมีคู่ค้าจำนวนมากวิธีการจัดเรียงสัญญาตามวันที่ของการสรุปนั้นเหมาะสมกว่า ในกรณีที่เมื่อสรุปสัญญาเป็นระยะเวลานานกับ บริษัท เดียวกันพวกเขาสามารถจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แยก (โฟลเดอร์) โดยคู่สัญญา และในบางกรณีก็เพียงพอที่จะจัดเรียงข้อตกลงตามลำดับตัวอักษรโดยชื่อของ บริษัท คู่ค้า

วิธีใดก็ตามที่คุณเลือกอย่าลืมว่าโฟลเดอร์ที่มีมากมายนั้นไม่สะดวกในการใช้ ตรวจสอบสัญญาและนำออกจากกองสามัญที่หมดอายุแล้ว สร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับพวกเขา สัญญาดังกล่าวส่วนใหญ่มักจะใช้เฉพาะในกรณีที่ในกรณีที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องทำงานในชีวิตประจำวัน

เมื่อจัดเรียงสัญญาตามลำดับเวลาให้ปฏิบัติตามหลักการทั่วไปของการบำรุงรักษาและจัดเก็บเอกสาร ในโฟลเดอร์เหล่านั้นที่มักจะใช้สัญญาที่สรุปเมื่อเร็ว ๆ นี้จะอยู่ด้านบน ด้านล่างนี้เป็นเอกสารที่มีกำหนดเวลาก่อนหน้า เมื่อยื่นในที่เก็บถาวรตรงกันข้ามควรอยู่อันดับแรกและสัญญาสุดท้ายสรุปไว้ด้านล่าง

ใช้เครื่องหมายป้ายคั่นหน้าและเครื่องใช้สำนักงานอื่น ๆ เพื่อแยกหมวดหมู่หนึ่งออกจากหมวดอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวคั่นเหล่านี้ถูกเน้นไว้อย่างชัดเจนในโฟลเดอร์ สิ่งนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นอย่างมาก

หลังจากวางสัญญาทั้งหมดสำหรับการจัดหาสินค้าไว้ในโฟลเดอร์ในวิธีที่เหมาะสมแล้วโปรดรวบรวมการลงทะเบียนเอกสาร นำไปไว้บนปกหรือวางไว้ในโฟลเดอร์ด้านบนของสัญญาทั้งหมด เว้นบรรทัดว่างไว้ในรีจิสทรี เมื่อแทรกสัญญาใหม่ให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาในการลงทะเบียน